hur ersättning, traktamente och kvitton fungerar

När du reser i tjänsten kan kostnader ersättas på olika sätt. Det är viktigt att skilja på traktamente, faktiska kostnader och vad som räknas som privat levnadskostnad. Reglerna gäller på samma sätt för anställda och för ägare som arbetar i sitt eget aktiebolag.

När räknas det som tjänsteresa?

En resa är en tjänsteresa om:

  • Resan sker för bolagets räkning
  • Du reser till annan plats än din vanliga arbetsplats
  • Resan innebär övernattning (för traktamente)

Resor mellan bostad och ordinarie arbetsplats är normalt privata resor och ger inte rätt till traktamente.

Två sätt att ersätta resor.

Det finns två huvudsakliga sätt att hantera resor:

  • Traktamente
  • Ersättning mot faktiska kostnader (kvitton)

De kan kombineras, men man måste förstå vad som är vad.

Traktamente – vad är det?

Traktamente är en schablonersättning som ska täcka ökade levnadskostnader vid tjänsteresa, främst:

  • Mat
  • Småutgifter (kaffe, enklare måltider, lokala transporter)

Det är inte ersättning för resa eller boende.

När får man traktamente?

För skattefritt traktamente krävs:

  • Tjänsteresa med övernattning
  • Resan går till annan ort än den vanliga arbetsorten
  • Resan pågår minst en hel dag eller över natt

Ägare i fåmansbolag har samma rätt till traktamente som anställda, så länge resan är en tjänsteresa.

Belopp – hur mycket är traktamente?

Skatteverket fastställer årligen schablonbelopp.

För inrikes resor gäller (exempel):

  • Heldag: 260 kr per dag
  • Halvdag: 130 kr per dag
  • För utrikes resor finns landsspecifika belopp.

Listan med aktuella belopp publiceras av Skatteverket varje år och används rakt av. Det är dessa belopp man ska följa för att traktamentet ska vara skattefritt.

Sök på Skatteverkets webbplats: Sök på “traktamente schablonbelopp” + aktuellt år.

Vi använder alltid Skatteverkets aktuella lista i våra beräkningar.

Vad händer om bolaget betalar mer än schablonbeloppet?

  • Upp till schablonbeloppet: skattefritt
  • Över schablonbeloppet: blir lön och beskattas

Det gäller både anställda och ägare.

Kvitton istället för traktamente.

Resor (tåg, flyg, taxi) och hotell ersätts alltid mot kvitto vid tjänsteresa, oavsett om traktamente betalas eller inte.

Måltider räknas däremot som privat levnadskostnad. För att ersätta mat skattefritt används traktamente. Om bolaget istället betalar måltider mot kvitto blir det normalt en skattepliktig kostförmån.

För Ägare i bolag.

För ägare gäller:

  • Traktamente fungerar på samma sätt som för anställda
  • Ersättningen påverkar inte lön om den hålls inom schablon
  • Det påverkar inte 3:12-utrymmet (det är inte lön)

Det är alltså ett skatteeffektivt sätt att täcka kostnader vid tjänsteresor.

För Ägare i bolag.

För ägare gäller:

  • Traktamente fungerar på samma sätt som för anställda
  • Ersättningen påverkar inte lön om den hålls inom schablon
  • Det påverkar inte 3:12-utrymmet (det är inte lön)

Det är alltså ett skatteeffektivt sätt att täcka kostnader vid tjänsteresor.

Räkneexempel.

Anta:

  • Ägare reser i tjänsten i 2 heldagar med övernattning
  • Skattefritt traktamente: 2 × 260 kr = 520 kr

Effekt:

  • Bolaget får en avdragsgill kostnad på 520 kr
  • Ingen arbetsgivaravgift
  • Ingen inkomstskatt för ägaren

Jämförelse om samma belopp hade betalats som lön:

  • 520 kr i bruttolön
  • Arbetsgivaravgifter ca 31 %
  • Inkomstskatt för mottagaren

Reserapport – vad måste dokumenteras?

Det finns inget formellt krav på exakt mall, men dokumentationen ska visa:

  • Vem som reste
  • När resan skedde
  • Vart resan gick
  • Syftet med resan (tjänsteresa)
  • Antal dagar (hel/halv)

Detta kallas ofta reserapport eller reseunderlag.

Fortnox – Kvitton och resor.

Om ni reser mycket i tjänsten så rekommenderar vi appen ”Kvitton och Resor” som är integrerat med Fortnox.

Reserapport – vad måste dokumenteras?

Vid onboarding sätter vi:

  • Regler för resor och traktamente
  • Standardflöde för dokumentation
  • Koppling till lön eller utlägg vid behov

Målet är att det ska vara enkelt, korrekt och förutsägbart.

Vanliga fel:

  • Traktamente utan övernattning → blir skattepliktigt
  • Traktamente för privat resa → inte tillåtet
  • För höga belopp → blir lön

Därför är det viktigt att resor klassificeras rätt från början.

Finance as a service för alla.

Vi har skapat vår modell så att vi jobbar på samma sätt med alla våra kunder, men med specifika parametrar beroende på bransch och andra behov.

Kontakta oss gärna för support.

Kommunicera med oss genom ert dedikerade team.

Ring er kundansvariga, eller:

Maila ert kundteam till [email protected].

Under on-boarding så sätter vi regler för hur löpande arbete ska se ut med målet att automatisera så mycket om möjligt och hålla kostnader till ett minimum.

Regler och IT-produkter är alltid under utveckling. Om ni upptäcker något fel i denna guide blir vi väldigt glada om ni uppmärksammar er kundansvariga på detta.

Dela guiden med era medarbetare