grunden för korrekt ersättning och rapportering

Lön är mer än bara utbetalning till anställda och ägare. Det är en central del av bokföring, skatt, sociala avgifter och rapportering till Skatteverket. Fel i lönehanteringen får snabbt konsekvenser i form av fel skatt, fel pension och i värsta fall skattetillägg.

Vem ska ha lön?

Lön kan betalas ut till:

  • Anställda
  • Företagsledare
  • Ägare som arbetar i bolaget
  • Närstående som är anställda

Om du arbetar i ditt eget aktiebolag ska ersättning normalt tas ut som lön, inte som privata uttag.

Vad räknas som lön?

Lön omfattar mer än bara månadslön:

  • Fast lön
  • Timlön
  • Bonus och provision
  • Semesterersättning
  • Sjuklön
  • Förmåner (t.ex. bilförmån, kostförmån, telefon)
  • Ersättningar som är skattepliktiga

Alla dessa delar påverkar skatt, arbetsgivaravgifter och rapportering.

Håll lönen enkel.

Ju färre speciallösningar, desto stabilare system:

  • Undvik manuella justeringar
  • Använd standardiserade lönearter
  • Låt systemet göra jobbet

Det sparar både tid och pengar.

Hur vi jobbar med lön.

Vårt standardflöde för lön ser ut så här:

  • Vi fastställer vilka som ska ha lön
  • Vi utvärderar om vi gör lön manuellt, eller med IT-stöd
  • Vi definierar ersättningar, förmåner och avdrag
  • Vi säkerställer korrekt skatt (tabell eller jämkning)
  • Vi skapar lönekörning
  • Lönen bokförs automatiskt
  • Skatteunderlag rapporteras till Skatteverket

Allt sker enligt samma struktur för alla kunder, men parametrarna sätts efter era behov.

Arbetsgivaravgifter och skatt.

När lön betalas ut gäller:

  • Företaget betalar arbetsgivaravgifter
  • Den anställde betalar inkomstskatt
  • Skatt och avgifter redovisas månadsvis till Skatteverket

Det finns olika nivåer på arbetsgivaravgifter beroende på ålder och andra faktorer. Detta hanteras automatiskt i systemet när rätt inställningar finns.

Tjänstepension i samband med lön.

Tjänstepension är ett av de mest skatteeffektiva sätten att ta ut ersättning från bolaget. Kostnaden är avdragsgill för företaget och beskattas inte som lön för den anställde. För ägare i fåmansföretag är tjänstepension ofta ett bättre alternativ än högre lön, särskilt vid hög marginalskatt. Vanligtvis kan bolaget sätta av upp till 35 % av lönen (max 10 prisbasbelopp per år), men exakt utrymme beror på ålder och tidigare pensionsavsättningar. Tjänstepension påverkar inte 3:12-utrymmet negativt och kan kombineras med både lön och utdelning i en genomtänkt helhet.

Ägare och lön är extra viktigt.

För ägare som arbetar i bolaget är lön ofta central även ur ett skatteplaneringsperspektiv:

  • Lön påverkar sjukpenning, pension och föräldrapenning
  • Lön påverkar möjligheten att använda lönebaserat utrymme enligt 3:12
  • För låg lön kan slå hårt vid utdelning och exit

Vi rekommenderar alltid att lön till ägare planeras i förväg.

Att “fixa lön i efterhand” är nästan alltid en dålig idé. Det leder ofta till:

  • Felaktiga månadsavstämningar
  • Omprövningar hos Skatteverket
  • Onödigt merarbete

Hör av er hellre innan än efter.

Förmåner.

Vanliga förmåner som vi ofta sätter upp:

  • Bilförmån
  • Drivmedelsförmån
  • Kostförmån
  • Telefon och bredband

Förmåner är skattepliktiga och ska alltid med i lönekörningen. De påverkar både skatt och arbetsgivaravgifter.

Privata utlägg och lön är inte samma sak.

  • Privata utlägg ska ersättas via utläggshantering
  • De ska inte gå via lön
  • Fel hantering leder ofta till fel skatt

Se separat guide för kvitton och utlägg.

Vad vi behöver från er.

För att lönehanteringen ska fungera smidigt behöver vi:

  • Anställningsform (anställd / ägare / närstående)
  • Lönens storlek
  • Skattetabell eller beslut om jämkning
  • Information om förmåner
  • Bankkonto för utbetalning

Vid onboarding samlar vi in allt detta strukturerat.

Få stöd från oss.

I vår lönehanteringstjänst så kan vi alltid hjälpa och stötta er gällande avtal och tips för lönesättning m.m.

Finance as a service för alla.

Vi har skapat vår modell så att vi jobbar på samma sätt med alla våra kunder, men med specifika parametrar beroende på bransch och andra behov.

Kontakta oss gärna för support.

Kommunicera med oss genom ert dedikerade team.

Ring er kundansvariga, eller:

Maila ert kundteam till [email protected].

Under on-boarding så sätter vi regler för hur löpande arbete ska se ut med målet att automatisera så mycket om möjligt och hålla kostnader till ett minimum.

Regler och IT-produkter är alltid under utveckling. Om ni upptäcker något fel i denna guide blir vi väldigt glada om ni uppmärksammar er kundansvariga på detta.

Dela guiden med era medarbetare