Utlägg, eller företagskort. Vad är bäst för er?
Det finns för och nackdelar med utlägg, men även med företagskort. Det viktigaste är att se till att kvitton inte försvinner.
En stor del av onödiga kostnader som uppstår med er redovisning kommer med hantering av kvitton. Bättre kontroll är lika med lägre kostnad och mindre onödig tid.
Utlägg med privata kort.
Att göra ett utlägg med privat kort innebär att personen får tillbaka utlägget i sin löneutbetalning som infaller nästa månad om kvittot är inskickat innan den 4:e samma månad. Om en extra utbetalning skall göras så tillkommer en supportkostnad.
På kvitton som försvinner kommer ingen utbetalning att kunna genomföras. Ni får själva försöka ordna kvittokopia.
Kvitton får man in i systemet genom att använda Fortnox app och sedan välja ”Utlägg”. Du kan ta bild, skicka en PDF, eller annan digital fil.
Företagskort utan koppling till Fortnox.
För företagskort som inte har koppling till Fortnox, gäller samma som för privata utlägg för att få in kvitton. Ni gör det lika lätt med Fortnox app. Skillnaden mellan privata utlägg och företagskort är att det finns ett avräkningskonto så det kan vara enklare att spåra er betalning vid fel.
Kvitton får man in i systemet genom att använda Fortnox app och sedan välja ”Kort”. Du kan ta bild, skicka en PDF, eller annan digital fil.
Företagskort med koppling till fortnox.
Det finns flera leverantörer med företagskort med appar som gör att ni kan skanna kvittot direkt efter ett köp och kvittot går direkt in i systemet. Detta är verkligen att föredra om du vill ha kontroll och hålla ner kostnader.
Ha en mix av båda.
Ha företagskort med koppling till Fortnox för nyckelpersoner som handlar ofta och låt övriga göra privata utlägg. Ni kan själva välja om ni vill ha kreditkort, eller debitkort.
Manuell hantering i värsta fall.
Vi rekommenderar att ni använder automatiserade appar, men i värsta fall kan ni skanna och skicka till:
XXXXXX står för ert abonnemangsnummer i Fortnox och ni får det direkt från ert kundteam.
Kvitton som skickas till arkivplats kommer med en supportkostnad.
Finance as a service för alla.
Vi har skapat vår modell så att vi jobbar på samma sätt med alla våra kunder, men med specifika parametrar beroende på bransch och andra behov.
Kontakta oss gärna för support.
Kommunicera med oss genom ert dedikerade team.
Ring er kundansvariga, eller:
Maila ert kundteam till [email protected].
Under on-boarding så sätter vi regler för hur löpande arbete ska se ut med målet att automatisera så mycket om möjligt och hålla kostnader till ett minimum.
Regler och IT-produkter är alltid under utveckling. Om ni upptäcker något fel i denna guide blir vi väldigt glada om ni uppmärksammar er kundansvariga på detta.
Dela guiden med era medarbetare
